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"Vertriebs-Informations-System"

Leistungsmerkmale

Im Überblick:

Vollständige Integration in die neue sageKHK Office Line® SQL
Adreß-Stammdaten aus der Office Line
Was kann die Office Line?
Der neue Adreßstamm
Ansprechpartner

Integration in MS Office (Outlook)
Details zum Ansprechpartner
Sonstiges
Kennzeichen
Aktivitäten und Kontakte

Überblick über alle Aktivitäten und Kontakte
Kontakte Drucken
Stichwörter pro Adresse
Dokumente pro Adresse
Zielgruppen und Aktionen

Vorschau der Adressen zur Zielgruppe
Serienbrief an Zielgruppe
Serien-E-Mail mit persönlicher Anrede
Sammelkennzeichen
Sammelkontakt

Aktionsübersicht
Auswertungen mit VIS
Recherche und schnelles Auffinden
Im- und Export von Daten
Systemanforderungen

Gerade wenn es um die Akquisition neuer Kunden geht, sollten Sie alle Informationen flexibel und effektiv verwalten können. Der Erfolg im Vertrieb ist in den meisten Fällen nicht nur auf verkäuferisches Talent zurückzuführen, sondern auch auf eine präzise Nachbearbeitung der einzelnen Vertriebsaktivitäten. Unser Partner Tool "VIS SQL 1.0" wurde speziell für den Vertrieb entwickelt. Diese Software verwaltet für Sie zuverlässig und im ständigen Zugriff Ihre wertvollsten Daten. Sie haben somit die wichtigsten Informationen Ihrer potentiellen Kunden gezielt und komplett im Blick. Gibt es eine bessere Entscheidungsgrundlage?

In unserem Vertriebs-Informations-System SQL 1.0 finden Sie alles, was die Vertriebs- und Marketingabteilung braucht, denn damit steuern Sie sämtliche Vertriebsaktivitäten wirklich effektiv und haben einen ständigen Überblick über alle Vertriebsaktionen und Kontakte. Wenn ein Interessent anruft, haben Sie sofort die gesamte Historie des Kunden, also Angebote, Kontakte, Briefe, Absprachen etc. sofort auf dem Bildschirm. So vermitteln Sie Ihrem Kunden einen professionellen Eindruck Ihres Unternehmens.

Sie können Ihre Adressen klar und einfach mit Kennzeichen und Stichwörtern klassifizieren und somit Zielgruppen selektieren. Mit diesen Zielgruppen können Serienbriefe, Serien-E-Mails, Datenexporte und einiges mehr durchgeführt werden. Unser "Vertriebs-Informations-System SQL 1.0" überwacht für Sie alle Wiedervorlagen auch über das integrierte Microsoft Outlook. Ganz einfach lassen sich einzelne E-Mails und Briefe an die Ansprechpartner erstellen.

Im Überblick:

Unser Modul "Vertriebs-Info-System SQL 1.0" ist kein eigenständiges Programm, sondern ein Modul, das direkt in die sage KHK Office Line SQL Warenwirtschaft integriert ist. Nutzen Sie den Adreßstamm der Office Line, um Ihre Vertriebsaktivitäten zu erfassen.

In der Office Line SQL werden alle Adressen in einem Stammsatz erfaßt, egal, ob Kunden, Lieferanten, Mitarbeiter, Interessenten, Konkurrenten etc. Einer Adresse weisen Sie einen Kontokorrent (Kunde bzw. Lieferant) zu. Damit haben Sie innerhalb der Office Line eine vollwertige Adreßverwaltung. An dieser Stelle setzt unser VIS auf. Die Adressen werden um selbstdefinierte Felder erweitert.

Zu den Adressen können Sie verschiedene Ansprechpartner hinterlegen. Wenn Ihr PC über ein Modem verfügt, können Sie direkt aus der Office Line eine Adresse telefonisch anwählen. Aufgrund der guten Integration in das Microsoft Office Paket unterstützt die Office Line außerdem die Serienbrieffunktion.

Bereits auf der ersten Seite sehen Sie die wichtigsten Daten der Adresse, wie zum Beispiel die Telefonnummer der Zentrale, die WEB-Adresse etc. Von der ersten Seite lassen sich auch schnell Standardbriefe mit WinWord ausdrucken. Ein Mausklick, und Word wird geöffnet und die Adreßdaten werden mit Ansprechpartner übergeben.

Die WinWord Vorlagen lassen sich von den Grundlagen des Vertriebs-Info-Systems aus bearbeiten. Hier werden Bezeichnungen und Pfade für Standardanschreiben hinterlegt.

Ansprechpartner

Es lassen sich zu jeder Adresse beliebig viele Ansprechpartner hinterlegen. Im Register An-sprechpartner wird der Name und die Telefondurchwahl angezeigt.

Mit einem Klick auf die Lupe lassen sich die Details zum Ansprechpartner öffnen. Hier werden alle weiteren Daten eingegeben, die später zur Generierung von Serienbriefen- oder E-Mails benötigt werden.
Die Daten des Ansprechpartners lassen sich über das Optionsfeld an Outlook übergeben. Von hier aus können Sie die Adreßdaten in die Windows-Zwischenablage übernehmen und so für weitere Anwendungen
zugänglich machen.

Mit dem Vertriebs-Info-System haben Sie eine volle Integration der Office Line in Microsoft Outlook. Per Knopfdruck können Sie einem Ansprechpartner ein E-Mail schicken: Outlook wird geöffnet, und die E-Mail Adresse wird automatisch eingetragen.

Kontakte können Sie als Aufgaben an Outlook übergeben.

Adressen mit Ansprechpartner können Sie als Outlook-Kontakt übergeben.

Details zum Ansprechpartner

Sie können sich zu jedem Ansprechpartner die entsprechenden gesendeten und empfangenen E-Mails aufrufen.

In diesem Register geben Sie weitere Daten zur jeweiligen Adresse ein.

Sie können hier zuständige Mitarbeiter hinterlegen. Dies gibt Ihnen die Möglichkeit, diese Felder bei Serienbriefen an Word zu übergeben.
Somit können Sie auch in Serienbriefen dem Interessenten seinen persönlichen Ansprech-partner in Ihrem Hause nennen.

Arbeiten Sie aktiv mit Ihren Adressen. Zu jeder Adresse können Sie beliebig viele selbst definierte Felder hinzufügen. Sie können Listenfelder, "Ja-Nein"-Felder, Eingabefelder etc. einfügen. Diese Felder werden im Office Line Administrator angelegt und dann in den Grundlagen der Warenwirtschaft mit Daten vorbelegt. Mit diesen Kennzeichen klassifizieren Sie Ihre Adressen, um diese in einer Zielgruppe für Aktionen, wie z.B. Serienbriefen, zu nutzen.

Das Ihr Partner Vertriebs-Informations-System steuert alle Aktivitäten und Kontakte über Kontaktarten, die Sie in den Grundlagen hinterlegen können. Einladungsmailings zur CeBIT, Anschreiben zum Umzug, Sonderaktion zum Sommer, Direktanrufe sind Beispiele für Kontaktarten. Diese können direkt aus dem Adreß-Stamm heraus aufgerufen werden. Im Register Kontakt wird jeder Kontakt mit einem Interessenten dokumentiert. Uhrzeit und Datum werden ebenso abgespeichert, wie z.B. die Daten, welcher Mitarbeiter wie Kontakt aufgenommen und mit welchem Ansprechpartner gesprochen hat. Zu jedem Kontakt lassen sich Dokumente hinterlegen.

Zu jedem Kontakt läßt sich auch ein Kontaktergebnis erfassen. Die Kontaktergebnisse können Sie sich in den Grundlagen selber definieren. Somit haben Sie alle Möglichkeiten, später beliebige Auswertungen über Ihre Kontaktergebnisse zu bekommen.

Außerdem lassen sich Kommentare des Bearbeiters und Kundenkommentare hinterlegen.

Wie oft hören Sie von einem Interessenten: "Rufen Sie doch in 14 Tagen noch einmal an!" - mit dem VIS kein Problem: Sie legen diesen Kontakt in die Wiedervorlage der Office Line oder übergeben den Kontakt als Aufgabe an Outlook.

Das Register "Kontakte" sammelt alle Kontakte zu einer Adresse und zeigt diese übersichtlich an. In der chronologisch sortierten Tabelle haben Sie die wichtigsten Daten im Blick.

Durch die Dublettenprüfung wird eine doppelte Eingabe einer Adresse im Adressenstamm vermieden. Der Benutzer kann diese Überprüfung jedoch deaktivieren.

Alle Aktivitäten und Kontakte werden pro Adresse mit Datum, Uhrzeit, Kontaktart, Benutzer und Bemerkung gespeichert. Die Vorgangsauskunft der Warenwirtschaft wurde um ein weiteres Register "Kontakte" erweitert. Damit haben Sie alle Aktivitäten im Griff. Hier können Sie mit verschiedenen Filtern nach Aktivitäten selektieren.

In der Aktivitätenauskunft können Sie zum Beispiel folgende Selektionen vornehmen:

alle Aktivitäten zu einer Adresse (eventuell über einen bestimmten Zeitraum)
alle Adressen zu einer Aktivität (Welche Kunden haben das Mailing CeBit 99 bekommen?)
alle Aktivitäten eines Mitarbeiters
etc.
Von hier aus können Sie in die Details des markierten Kontaktes verzweigen oder die Adresse öffnen.

Über den Optionsbutton können die Kontakte zu einem entsprechenden Ansprechpartner ausgedruckt werden.

Sie können zu jeder Adresse beliebig viele Stichwörter hinterlegen. Über Stichwörter lassen sich Adressen klassifizieren, ähnlich wie mit den Adreßkennzeichen. Stichwörter sind möglicherweise zeitlich begrenzte Suchschlagwörter. Mit ihnen kann man festlegen, welche Adresse an einem Workshop teilnimmt oder auch wer welche Weihnachtsgeschenke bekommt. Kennzeichen sind feste Klassifizierungen, während Stichwörter variabel und änderbar sind. Über Stichwörter kann ebenfalls selektiert werden.

Mit den Stichwörtern können Sie hervorra-gend hinterlegen, an wel-chen Produkten oder Produkt-gruppen der Interessent interessiert ist.

Auf diesem Register können Sie Verweise auf beliebige Dokumente hinterlegen. Mit Doppelklick auf den Verweis startet automatisch die Anwendung mit dem entsprechenden Dokument.

Mit der Zielgruppe lassen sich mittels einfacher Abfragen, die Sie schnell selber erstellen können, Adressen zusammenfassen. Als Selektionsfelder dienen Ihnen die Adreßkennzeichen, die Stichwörter, Erstellungsdatum und Kontakte usw. Mit den Zielgruppen können Sie dann ganz gezielt Aktionen, wie Serienbrief über Microsoft Word, Serien-E-Mail und Excel-Export durchführen.

Über die Sammelkennzeichung können Sie bei allen Adres-sen dieser Zielgruppe ein Adreßkennzeichen setzen. Über den Sammelkontakt können Sie, wenn zum Beispiel Ihre Werbeagentur für Sie ein Mailing entwirft, einfach für alle Adressen den gleichen Kontakt eintragen.

Vorschau der Adressen zur Zielgruppe

Die selektierten Adressen werden Ihnen angezeigt. Sie können einzelne Adressen aus dieser Zielgruppe herausnehmen.

Über unseren Serienbrief-Assistenten können Sie mit den selektierten Adressen einen Seri-enbrief über Microsoft Word erstellen. Der Assistent öffnet Word und übergibt Ihre Daten zur weiteren Bearbeitung. Bei einem Serienbrief erhalten alle teilnehmenden Adressen einen Kontakt-Eintrag, eventuell zu einem hinterlegten Projekt

Serienbriefe lassen sich auch elektronisch über E-Mail versenden. Mit unserem "Vertriebs-Informations-System SQL 1.0" haben Sie Möglichkeit ein Serien-E-Mail mit einer persönlichen Anrede zu versenden.

Sammelkennzeichen

Dieser Assistent setzt bei allen Adressen der ausgewählten Zielgruppe das gleiche Kennzeichen.

Der Assistent für den Sammelkontakt fügt bei allen selektieren Adressen einen Eintrag in die Kontakte ein.

Alle Aktionen werden protokolliert. Somit sehen Sie auch bei Aktionen, die keinen direkten Kontakt nach sich ziehen, wie zum Beispiel Excel-Exporte oder Sammeländerungen für Kennzeichen, welche Adressen wann davon betroffen waren.

Sie können sich natürlich über alle Daten Auswertungen drucken lassen. Die Ausdrucke las-sen sich beliebig editieren und an Ihre Bedürfnisse anpassen. Sie können Daten mit Filtern selektieren, zu denen Sie dann beliebige Listen ausdrucken lassen können. Vordefiniert sind Karteikarten mit allen Aktivitäten, Besuchsberichte, Notizzettel, Adreßetiketten, Statistiken und vieles mehr.

Wenn ein Interessent am Telefon wartet, haben Sie keine Zeit, lange nach seiner Adresse zu suchen. Wir haben Ihnen dafür sehr komfortable Suchfunktionen eingerichtet. Selbstver-ständlich ist eine Schnellsuche über den Matchcode, Postleitzahl, Ort, Stichwort etc. auch mit Wildcards möglich. Ebenfalls ist eine Suche mit Hilfe eines Assistenten möglich, der Ihnen eine SQL-Abfrage generiert.

Es werden alle gängigen Datenformate unterstützt. Sie können Ihre bestehenden Daten auch aus mehreren Datenbanken problemlos einlesen. Doppelte Datensätze erkennt das Programm automatisch und generiert eine Warnung.

Systemanforderungen

Office Line SQL Warenwirtschaft
Personalcomputer mit Pentium 133 oder höherem Prozessor
Betriebssystem Microsoft Windows 95 oder Microsoft
Windows NT Workstation
Arbeitsspeicher mindestens 32 MB, Empfohlen 64 MB
Festplattenspeicher ca. 100 MB
CD-ROM Laufwerk
VGA-Grafikkarte oder Karte mit höherer Auflösung
Mindestens 15"-Monitor (17"-Monitor empfohlen)
Maus oder kompatibles Zeigegerät
Optional

Windows-kompatibles Netzwerk
Windows-kompatibler Drucker